Eduskunnan oikeusasiamiehen ratkaisu sähköpostin automaattisen poissaoloilmoituksen kielestä ja Tukesin ruotsinkielisestä tiedottamisesta

asianajaja – asianajotoimisto – Asianajotoimisto Lex Helsinki Oy – lakiasiaintoimisto – lakitoimisto – lakimies

EOA korosti tässäkin yhteydessä sitä lähtökohtaa, että kun kaksikielisen viranomaisen virkamies tai työntekijä hyödyntää sähköpostijärjestelmässä olevaa mahdollisuutta automaattisen poissaoloilmoituksen lähettämiseen, kyseinen ilmoitus on kielellisten oikeuksien tasavertaisen toteutumisen takia tarpeen laatia sekä suomeksi että ruotsiksi. Harkinnan mukaan myös muita kieliä on mahdollista käyttää kansalliskielten ohella.
Toisaalta poissaoloilmoitusten käyttöä ja niiden kieltä tai kieliä arvioitaessa merkitystä on sillä, millaisissa työtehtävissä asianomainen sähköpostia käyttävä henkilö työskentelee. Jos henkilön toimenkuva on pelkästään viranomaisen sisäiseen työskentelyyn liittyvä vailla ulkoisten asiakaskontaktien mahdollisuutta tai todennäköisyyttä, asiaa voidaan arvioida toisin kuin jos kyseessä on henkilö, joka todennäköisesti työtehtäviensä puolesta saa sähköpostiviestejä myös ulkopuolisilta asiakkailta.

EOAK/4526/2017
1 Kantelu

Kantelija pyysi oikeusasiamiestä tutkimaan Kansaneläkelaitoksen (jäljempänä Kela) menettelyä sähköpostin automaattisten poissaoloilmoitusten kieltä koskevassa asiassa.

Kantelija kertoi olleensa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaista tietopyyntöään koskevassa asiassa kesän 2017 aikana yhteydessä lomakaudesta johtuen useampaan Kelan edustajaan, joilla oli loman aikana ollut virkasähköpostissaan käytössä automaattinen poissaolovastaus. Kantelija oli havainnut, että vaikka Kela on kaksikielinen viranomainen, kaikki vastaukset olivat olleet poikkeuksetta ainoastaan suomenkielisiä. Kantelun liitteenä oli kolme kantelijan saamaa poissaoloilmoitusta. Kantelija pyysi tutkimaan menettelyn kielilain mukaisuuden.

Asian merkittävyyttä asiakkaiden kannalta lisäsi kantelun mukaan se, että Kela ei julkaissut asiakkailleen yleistä asiakaspalvelusähköpostia tai edes kirjaamonsa sähköpostiosoitetta, vaan kaikki sähköpostiasiointi tapahtui suoraan yksittäisten toimihenkilöiden henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin. Vielä kantelussa tuotiin esiin, että Kelan sähköisen asiointipalvelun kautta oli sen rakenteen vuoksi mahdollista hoitaa luontevasti lähinnä etuusasioista mutta ei niinkään muita viranomaisasiointiasioita, kuten julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä.
- - -
3.2 Kannanotto

Kelassa ei kantelua tehtäessä ja selvitystä annettaessa ollut keskitettyä kirjaamoa, mutta meneillään oli ollut Kelan hallinnollisen asianhallinnan uudistamishanke, jonka yhteydessä oli ollut tarkoitus selvittää keskitetyn kirjaamon perustaminen.

Oikeusasiamiehen tehtävä ei sinänsä ole arvioida sitä, onko viranomaisella sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 5 §:n tarkoittamalla tavalla tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, joiden rajoissa sen on tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Totean kuitenkin, että nyttemmin Kelan verkkosivuilla on ilmoitettu myös kirjaamon yhteystiedot ja todettu, että Kelan kirjaamoon voi lähettää Kelassa käsiteltävät hallinnolliset asiat, kuten lausunto- ja selvityspyynnöt, kantelut, vahingonkorvausvaatimukset ja tietopyynnöt. Kirjaamon sähköpostiosoite on kirjaamo@kela.fi.

Kelan perustehtävä liittyy etuuksien toimeenpanoon ja Kelan viralliset asiointikanavat on kehitetty pääasiassa etuuksien täytäntöönpanotehtävää varten. Etuusasioissa asiakkaalle on selvityksenantohetkellä tarjottu ja tarjotaan käsitykseni mukaan edelleenkin virallisina tietoturvallisina asiointikanavina sähköinen asiointipalvelu, toimistoverkosto ja puhelinpalvelu, joiden lisäksi asiakkaalla on mahdollisuus asioida myös postitse.

Tähän nähden pidän sinänsä ymmärrettävänä, jos kantelija oli kokenut, että esimerkiksi tietopyyntöjen lähettämiselle ei ollut löytynyt luontevaa yhteystietoa. Toisaalta Kela on selvityksessään kuitenkin todennut, että Kelan viralliset asiointikanavat olivat olleet asiakkaiden käytössä myös muiden kuin etuusasioiden hoitamista varten (kuten julkisuuslain mukainen tietopyyntö tai henkilötietolain mukainen tarkastusoikeuden toteuttamista koskeva pyyntö) ja myös näissä muissa asioissa asiakkaat oli ohjattu asioimaan perinteisen sähköpostin sijaan viesti- tai puhelinpalvelussa.

Kelan selvityksen perusteella sen työntekijöiden käytössä on sähköposti, joka on tarkoitettu ulkoisenkin viestinnän välineeksi ja sen käyttöalueisiin kuuluu siten myös yhteydenpito palvelun tarjoajiin ja asiakkaisiin Kelan ulkopuolella. Siten kyse ei ole vain sisäisen viestinnän välineestä. Mahdollista on näin ollen, että Kelan työntekijät saavat sähköpostia myös ulkopuolisilta asiakkailta.

Johtopäätökseni on, että asiassa ei ole ilmennyt sellaisia oikeudellisesti merkityksellisiä uusia näkökohtia, jotka antaisivat minulle Kelan osalta aiheen arvioida sähköpostin poissaoloilmoitusten käyttöä ja niiden kaksikielisyyttä lähtökohtaisesti toisin kuin olen edellä kohdassa 3.1.3 selostetuissa aiemmissa päätöksissäni tehnyt.

Korostan siten tässäkin yhteydessä sitä lähtökohtaa, että kun kaksikielisen viranomaisen virkamies tai työntekijä hyödyntää sähköpostijärjestelmässä olevaa mahdollisuutta automaattisen poissaoloilmoituksen lähettämiseen, kyseinen ilmoitus on kielellisten oikeuksien tasavertaisen toteutumisen takia tarpeen laatia sekä suomeksi että ruotsiksi. Harkinnan mukaan myös muita kieliä on mahdollista käyttää kansalliskielten ohella.

Toisaalta poissaoloilmoitusten käyttöä ja niiden kieltä tai kieliä arvioitaessa merkitystä on mielestäni sillä, millaisissa työtehtävissä asianomainen sähköpostia käyttävä henkilö työskentelee. Jos henkilön toimenkuva on pelkästään viranomaisen sisäiseen työskentelyyn liittyvä vailla ulkoisten asiakaskontaktien mahdollisuutta tai todennäköisyyttä, asiaa voidaan mielestäni arvioida toisin kuin jos kyseessä on henkilö, joka todennäköisesti työtehtäviensä puolesta saa sähköpostiviestejä myös ulkopuolisilta asiakkailta.

4 Toimenpiteet

Saatan edellä kohdassa 3.2 esittämäni käsityksen Kansaneläkelaitoksen tietoon lähettämällä sille jäljennöksen tästä päätöksestäni.

Samalla pyydän Kelaa ilmoittamaan 31.1.2019 mennessä mahdollisista toimenpiteistään päätökseni johdosta.
Koko ratkaisu: EOAK/4526/2017

asianajaja – asianajotoimisto – Asianajotoimisto Lex Helsinki Oy – lakiasiaintoimisto – lakitoimisto – lakimies – Helsinki – Espoo – Vantaa – lakimies – lakitoimisto – lakiasiaintoimisto – Helsinki – Espoo – Vantaa – sopimusoikeus – konkurssi – saneeraus – talousrikos – vahingonkorvaus – yritysjuridiikka – liikejuridiikka – työoikeus – yhtiöoikeus – lakipalvelut – asianajopalvelut – vahingonkorvausoikeus – rikosoikeus – liikejuridiikan ammattilainen – lakiasiaintoimistot